2021.12.9 社員インタビュー

社員インタビュー：総務部 波田野さん

今回の社員インタビューは総務部の波田野さんに、担当している業務について、そして仕事をするうえで心掛けていることについてお聞きしました。


波田野さんはどういったお仕事をされていますか。

総務部で総務・経理・人事などの業務を担当しています。
また、総務部内に設けられた「IT推進室」でPCやITツールの管理、自社WebサイトやSNSを活用した広報・マーケティングなども担当しています。



研冷工業に入社した理由やきっかけはなんですか。

縁あって社長と話をする機会があり、税理士任せだった会計を内製化したい、ITの活用も進めていきたい、という話をいただいたのがきっかけです。
会計の内製化は前職で同じようなことに取り組んだ経験がありました。また前職がIT系でITツールに慣れていたこともあり、IT活用についても力になれるだろうと考え、入社を決めました。



建設業に携わってみて、難しいと感じたことはありますか。

前職で経理をやっていたときは売上・入金のサイクルがある程度決まっていましたが、建設業は工事の進行、完成と売上の計上や入金の関係が複雑で、慣れるまでは大変でした。
他にも建設業法、建設業会計、労働法や公共工事など、建設業独特の制度や業務が多いので勉強が必要でした。



建設業に携わるにあたって、なにか勉強はされましたか。

建設業会計の知識が必要になるのは事前に分かっていたので、採用面接を受ける前に建設業経理事務士の試験に申し込みしておき、早々に資格を取得しました。



総務、経理、人事など幅広く業務を担当していますが、これまでに経験があったのでしょうか。

前々職で工場の総務人事を長くやっており、主に採用や安全管理などを担当していました。
給与や社会保険など、その頃に担当していなかった業務もありますが、人事に関する横断的な知識を得るために、社労士の勉強をしたことがあり、その知識が役立っています。
例えば建設業の労災保険の仕組みは一般の業種より複雑なので、学習の際には苦労しましたが、今になって役立ちました。
その他にも廃棄物の知識やコンプライアンスの知識、工場の改善活動の経験などこれまでの経験が今の業務に活かせていると思います。



法務関係の業務もされていますよね。
契約書を交わす際のチェックや、法改正に伴う取引約款の見直しなど、一見難しそうに見えます。

前職で契約書作成やチェックもしていましたので、その経験が活きているように思います。
新たに契約書を作るようなときは、押さえるべきポイントや雛形はネットで調べれば見つかるので、それを自社の状況に合わせて調整すれば、それほど難しくないと思います。



社内のIT担当もされていますよね。波田野さんが入社してから、社内チャットツールにSlackが導入されましたが、どのような経緯があったのでしょうか。

現場に常駐するなどしている人が多かったこともあり、入社した時にはすでにチャットツールを活用した社内コミュニケーションが行われていました。
ただ、使用されていたGoogleハングアウトが個人用のツールだったため、組織としての管理が難しく、複数人のチャットが乱立して収拾がつかない状態でした。
そこで組織として管理が可能なSlackへの移行を進めました。話題ごとにチャンネルを設定でき、全体を横断した検索も可能なので情報共有がしやすくなりました。また、ほかのITツールとも連携ができるので活用の幅も広がりました。




外部ツールと連携しているとのことですが、どんなことができるのでしょうか？

一例として、まずはじめに、会社のFAXと連携させて、会社に届いたFAXを自動でPDF化してSlackに通知するようにしました。
それまでは複合機で印刷されたＦＡＸを確認し、現場に出ている社員宛であればスキャンしてメールで送るという手間がかかっていました。
いまはSlack上に自動でアップされたPDFにメッセージを一言添えるだけで済むので手間が省けますし、プレビューが表示されているので、すぐに確認してもらえるようになりました。

また、業務システムとしてKintoneを使用しており、共有したい情報が自動的にSlackにも投稿されるようにするなどしています。



Kintoneを使用しているとのことですが、どのような使い方をしているのでしょうか。

主に工事の案件管理などの情報の管理や、見積や予算などの上長確認などのワークフローをKintone上で行えるようにしているほか、タイムカードや出張申請などの各種申請・承認もKintoneから行えるようにしています。



Kintoneの今後の活用について、なにか検討していることはありますか？

現状、担当者が各自で管理しているお客様の使用機器の情報やメンテナンス履歴などを、Kintoneで分かりやすく管理できるようにして、メンテナンス業務に活かせるシステムに進化させていきたいです。



ITツールを使った業務改善例は他にもありますか？

ナレッジマネジメントや文書管理のためのツールとしてKibelaを使っています。
社内のルールが明文化されずに曖昧になっていたり、誰かの記憶に頼っていたりしていたのを整理する必要があったため、導入しました。
社内ルールのほかに、いろいろなツールの使い方や業務手順なども共有していって、分からないことがあったときはKibelaを見れば分かる、といった使い方ができるように適宜更新しています。



こちらも同様のツールが沢山ありますが、Kibelaを選んだ理由はありますか？

他の同様のツールとも比較して検討しましたが、ITエンジニア向けのものが多い印象でした。
社内で積極的に使ってもらえるように、投稿も閲覧も比較的シンプルで使いやすいものを、ということでKibelaにしました。
またSlackとも連携可能なので、情報にアクセスしやすいことも理由のひとつです。



どうすれば活用してもらえるか、社内に定着させられるかが大事なんですね。

業務システムもITツールも使う人があってこそなので、使いやすさや分かりやすさを重視しています。既存のツールも、実際に使用して使いづらいところや分かりにくいところは適宜改善するようにしています。
また、PCに苦手意識を持っている人もいるので、PCスキルの底上げができるように社内研修を開催しています。



今後、身に着けたいスキルや挑戦してみたいことはありますか。

Kintoneのカスタマイズやツール間の連携に必要なプログラミングの知識を習得していきたいです。



最後に、波田野さんが仕事をするうえで大切にしていることを教えてください。

管理部門はお客様と直接接する機会が少ないのですが、その分お客様第一の気持ちを忘れずに、お客様と直接接する現場の方が働きやすくなることで、会社としてサービスの質が向上していくように考えながら仕事をするようにしています。
会社として必要なことなので、現場の方からすると面倒くさいようなことをお願いする場面もありますが、極力負担をかけずに、効率よく目的が達成できるようなやり方を心がけています。
また、皆さんが安心して働けるように、経営に大きな影響を与えるようなトラブルを避けるためのリスク管理を重視しています。具体的には保険の見直しや、契約書を交わす際の内容を細かくチェックするなど、心がけていきたいと思います。



波田野さん、ありがとうございました！

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