部長インタビュー：取締役・総務部 部長 酒井さん

今回のインタビューは、取締役であり総務部の部長である酒井さんに総務部の取り組み、そして取締役としての会社への思いをお聞きしました。

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総務部の概要についてお聞きします。人数と、主な業務を教えてください。

人数はパートを含めて5名です。
人事、経理も含めて、業務システムへのデータ入力、備品の購買と管理など、バックオフィス全般の業務を行なっています。

会社として取り組んでいる施策に総務部はどのように関わっていますか。

会社として健康経営に取り組んでおり、特に力を入れているがん対策については、国・県・市が進めるがん対策に積極的に参画しています。厚労省の「がん対策推進企業アクション」参加企業の集まる会議・講習に参加し、情報収集をして社内に発信するほか、報告書提出などの事務局の役割を総務部が担当しています。
また、育児休暇制度の取得の推進についても、全社会議で各部への周知や意見交換、実際に取得された方に体験談を共有してもらうなど、必要なときに積極的に活用してもらえるような制度の整備と社内風土作りに取り組んでいます。

会社全体に発信していく役割が総務部にあるわけですね。
業務のIT化についてはどういったことを行なっていますか。

紙の書類が多く不便に感じていた問題を解決するため、kintoneなどクラウド型の業務システムを導入しました。
また、現場に常駐していて顔を合わせる機会が少ない社員も多いため、コミュニケーションツールとしてSlackを導入しました。
ツール同士を連携させることで業務効率の改善にも繋げています。

実際に使ってみて、効果は感じられますか？

例えば勤怠管理について、それまでの紙での運用では難しかった、残業時間や休日出勤などの勤怠状況の把握がしやすくなりました。
上司や本人が状況を把握できるようになったことで、代休や有給の取得を働きかける際の参考にするなど、休暇取得推進に繋げられています。

ITツールを導入して便利になる一方で、抵抗はありませんでしたか。

それまで長く続けてきたやり方が変わるわけですから、初めは抵抗がありました。
使い方が分からない人には分かる人が教えてあげたり、マニュアルを作成したり、助け合いが大事だと思います。
また、既に導入しているものでも、使っていく中で改善点があれば反映し、運用や使い方についても会議で周知するなど、皆さんがより使いやすくなるように日々取り組んでいます。

便利さを説くだけでなく、皆がより便利に使えるように会社全体での意見交換や助け合いが大事なのですね。
次に、総務部の課題についてお聞かせください。

特定の業務が特定の人にしかできない、といった属人化を減らしていきたいです。
そのために担当業務のローテーションなども考えていますが、まずは、データの共有フォルダを誰が見ても分かりやすいように整理し、必要なときに取り出せるようにしたいです。
そうすることで、急な休みなどで他の人が担当していた業務を代わって行う際に、過去の作業データを確認することで業務手順が理解しやすくなると考えています。

取締役という立場として大切にしていることはありますか。

取締役としての立場上、社員との適切な距離感を保つべき場面もありますが、同時に、同じ会社で働く仲間のひとりとして相談し合ったり、気軽に話をしたりすることで一人一人の様子に気を配れるようにしていきたいと思っています。
自身の性格と、取締役として意識するべき立ち回り方との間に悩むこともありますが、そういったバランスを大事にしていきたいです。

最後に、研冷工業をどのような会社にしていきたいですか？

向上心を忘れず、一人ひとりが元気で笑顔が絶えない会社にしていきたいです。
社員の皆さんの考え方や意見は千差万別です。それを一つにまとめることは容易ではありません。それでも目標やゴールは皆さん同じ方向であってほしいと考えます。
そのために、一人ひとりの考えや意見を尊重し、些細な事でも言い合える雰囲気作り、健康に働ける取り組みを行っていきたいです。

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酒井さん、ありがとうございました！

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